wt.. cze 6th, 2023

Upraszczanie, Zasada 80/20 Metoda Kaizen/5S

  • Upraszczanie, Zasada 80/20 Metoda Kaizen/5S
  • Zasada 80/20 głosi, że 80% wyników wypływa tylko z 20% przyczyn, inaczej mówiąc skromniejszymi środkami i mniejszym wysiłkiem można osiągnąć większe efekty.
    Schemat leżący u podstaw tej zasady został odkryty w roku 1897, przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto. Zasada 80/20 jest tak cenna dlatego, że idzie na przekór “wydaje mi się”, “sądzę”, “myślę że…” – nie mylić z intuicją.
    Oczekujemy zwykle, że wszystkie przyczyny będą miały z grubsza taką samą wagę, że wszyscy klienci są równie cenni, że każda cząstka firmy, każdy produkt i każda złotówka przychodów ze sprzedaży jest równie dobra jak każda inna.
    Tymczasem jest zupełnie inaczej, opierając się na tej zasadzie należy wyodrębnić tylko najbardziej kluczowe czynniki przyczyniające się do największej ilości wyników. kilka przykładów
    * 20% produktów firmy daje jej 80% zysków * 20% klientów przynosi nam 80% wartości sprzedaży * 20% kryminalistów popełnia 80% przestępstw * 20% kierowców powoduje 80% wypadków * 20% słownictwa wystarczy by móc czytać 80% tekstów w jezyku * 20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia * 20% ubrań nosimy przez 80% czasu * 20% naszej pracy daje 80% efektów * 20% naszego życia daje nam 80% szczęścia
    Liczb 80 i 20 nie należy traktować jako jedyne słuszne, są one tylko najczęściej pojawiającą się w obserwacjach, równie dobrze może to być inna proporcja.
    Słuszne w tej zasadzie jest to, że nie zdarza się aby 100% nakładów przynosiło 100% efektów.
    Kierując się tą zasadą należy wyszukiwać te czynności, które przynoszą największe efekty pomijając inne mniej wartościowe, optymalizując w ten sposób nasze działania.
    Dlaczego powinniśmy troszczyć się o zasadę 80/20?
    Bez względu na to, czy zdajemy sobie z tego sprawę, czy też nie, zasada ta stosuje się do naszego życia, naszej społeczności i miejsca pracy.
  • Kaizen

    System 5S (metoda 5S, praktyki 5S, 5xS) to efekt wielu lat praktyk i doświadczeń  wiodących japońskich firm.
    Nazwa 5S pochodzi od pierwszych liter japońskich wyrazów Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu i Shitsuke (odpowiedniki angielskie to: Sort, Systematize, Sweep, Sanitize, Selfdiscipline – istnieją również inne wersje przekładu).

    Celem 5S jest zaprowadzenie i utrzymanie porządku i dyscypliny w miejscu (na stanowisku) pracy. Praktyki 5S są jednym z fundamentów tworzenia środowiska pracy sprzyjającego działaniom projakościowym, harmonijnej pracy i ciągłemu doskonaleniu stosunków ludzkich, co przekłada się na efektywność organizacji.

    Jak działa 5S

    Jest pięć filarów na których opiera się praktyka 5S.

    1. Seiri – Selekcja – polega na oddzieleniu wszelkich narzędzi, instrukcji, materiałów zbędnych na stanowisku pracy od tych niezbędnych oraz na usunięciu (przeniesieniu, wyrzuceniu) tych zbędnych.
    2. Seiton – Systematyka – polega na oznakowaniu części i narzędzi oraz wyznaczenie dla nich miejsca, w którym mają być dostępne. Każdej części, narzędziu, instrukcji określone zostaje miejsce, w którym ma się znajdować. Przedmioty wykorzystywane najczęściej powinny znajdować się w zasięgu ręki pracownika, powinny być łatwiej dostępne.
    3. Seiso – Sprzątanie – oznacza sprzątanie, układanie, usuwanie brudu, odpadów produkcyjnych, czyszczenie, także odnowienie miejsca pracy i jego otoczenia.
    4. Seiketsu – Schludność (także Standaryzacja) – to ciągłe utrzymanie porządku, czystości i schludności na stanowisku pracy i w jego otoczeniu. W praktyce jest to codzienne wykonywanie Seiri, Seito oraz Seiso.
    5. Shitsuke – Samodyscyplina – wyrobienie w sobie nawyku przestrzegania powyższych zasad. Stosowanie się do nich i dbanie o to, by stosowali się do nich współpracownicy.

    Trzy pierwsze „S” określają nam w jaki sposób zaprowadzić porządek na stanowisku. Określają system jakim będziemy się posługiwać. Dwa ostatni „S” podpowiadają jak ten system utrzymać i doskonalić.

    Wdrożenie praktyk 5S w organizacji nie wymaga dużych nakładów. Jest to system prosty, łatwo zrozumiały, a co za tym idzie dość łatwo akceptowany przez pracowników. Wprowadzony porządek w krótkim czasie potrafi dać wymierne korzyści. Praca na stanowiskach staje się mniej męcząca dla pracownika i bardziej efektywna.

    Geneza KAIZEN

    Kaizen jest wywodzącą się z Japonii filozofią zarządzania.  Kaizen jest ściśle związane z kulturą japońską, dlatego ciężko jest określić początki funkcjonowania tej filozofii. W firmach takich jak Toyota, Honda, Sony stosowanie Kaizen jest długoletnią praktyką.
    Za mistrza i guru tej filozofii uznawany jest japończyk Masaaki Imai, który w 1986 roku wydał książkę pt. Kaizen.

    Słowo KAIZEN oznacza nieustanne poprawianie, ulepszanie, doskonalenie.
    KAIZEN na celu ciągłe ulepszanie miejsca pracy, procesu pracy i życia codziennego.

    Założenia KAIZEN

    Filozofia Kaizen głosi, iż sposób współegzystencji człowieka, jako członka konkretnej społeczności (rodziny, organizacji, firmy, drużyn sportowej, itp.), wymaga ciągłego doskonalenia. Ciągłego doskonalenia wymaga działanie człowieka w każdej dziedzinie życia. Doskonalenie to można prowadzić małymi krokami, które jednak prowadzą do ciągłego zbliżania się do doskonałości. Jedno z przesłań Kaizen głosi, że żaden dzień nie powinien minąć bez dokonania jakiejś poprawy w którymś z obszarów funkcjonowania firmy.

    KAIZEN w przedsiębiorstwie

    Kaizen w przedsiębiorstwie ma za zadanie włączyć całą kadrę w proces doskonalenia. Wszyscy pracownicy mają za zadanie ciągłą analizę procesów, zasad postępowania, sposobów i standardów pracy. Pozwala to na odnalezienie i wyeliminowanie błędów i niedoskonałości w działaniu przedsiębiorstwa. Zadaniem kadry menedżerskiej jest prowadzenie polityki ciągłego doskonalenia organizacji za pomocą małych kroków. Nie tylko kadra menedżerska zajmuje się doskonaleniem. Szkolenia Kaizen prowadzi się na każdym szczeblu organizacji. Dzięki temu nawet (a może przede wszystkim) szeregowi pracownicy uczestniczą w ciągłym doskonaleniu (np. poprzez propozycje usprawnienia ich stanowiska pracy, które właśnie oni znają najlepiej). Doskonalenie metodą „małych kroków” powoduje, iż jego rezultaty nie są zauważalne od razu, lecz po upływie pewnego czasu.
    Tzw. „zachodni” sposób zarządzania uwzględnia dwie funkcje:

    • utrzymanie status quo – zachowanie obecnego stanu procedur, standardów, zasad postępowania, technologii,
    • innowacje – działania i inicjatywy kadry zarządzającej, mająca przełomowe znaczenie dla funkcjonowania organizacji, jej procesów, technologii i wyposażenia. Do innowacji należy zaliczyć także pozyskanie nowych rynków zbytu, nowych odbiorców, zmianę strategii przedsiębiorstwa.
    • Japoński sposób zarządzania jest bogatsze od „zachodniego” o dodatkową funkcję (doskonalenie): kaizen – małe kroki robione w celu ciągłego, systematycznego doskonalenia organizacji inspirowane przez działania kierownictwa wyższego szczebla, a wdrażane przez niżej postawionych w hierarchii pracowników.
    • Kaizen– słowo, które brzmi magicznie, faktycznie ma w sobie coś nieziemskiego. Choć postrzegane zazwyczaj jako japoński styl zarządzania organizacją, kryje w sobie siłę, którą można, a nawet powinno się wykorzystać w codziennym życiu.

     

    Słowo „ KAIZEN ” powstało z zestawienia japońskich słów „kai” – zmiana i „zen”- dobry.

    „Dobra zmiana” – chyba każdy potrzebuje takiej w swoim życiu. Kaizen jest filozofią bazującą na ciągłym doskonaleniu. I to chyba wszystko tłumaczy.. i pewnie teraz wzdychasz i myślisz sobie: „znowu to gadanie o ciągłym rozwoju”. Jeśli „znowu”, to widocznie jest to ważne.. Ale spokojnie – w jednym artykule nie opiszę całej filozofii – odsyłam do książek, np. Robert Mauer – “ Filozofia Kaizen. Jak mały krok może zmienić twoje życie.”

    10 zasad KAIZEN.

    1. Problemy stwarzają możliwości – jak dla mnie najważniejsza zasada, którą dość ciężko zastosować w życiu. Problem zazwyczaj postrzegamy jako coś złego, coś co niesie za sobą niemiłe konsekwencje. Trudno przestawić myślenie, aby spojrzeć na niego jako na pewien bodziec, żeby coś zmienić, nauczyć się czegoś, czy zrobić coś lepszego.

    „Gdy pewnego dnia przez własny błąd straciłam całą szatę graficzną strony, prawie się załamałam – tyle pracy poszło… ale na szczęście mój wzrok padł wtedy na tę zasadę. I co? Stwierdziłam, że to w sumie dobrze, bo teraz będę miała motywację żeby zrobić od nowa szatę graficzną i to lepszą niż ta, którą straciłam. Uważam, że udało mi się to 🙂 Gdyby nie problem – nie zabrałabym się za udoskonalenie serwisu.”

    2. 5 razy dlaczego ?– nie, nie ma to na celu uwypuklenie tego pytania powtarzając „Dlaczego? Dlaczego? Dlaczego? Dlaczego? Dlaczego?”. Po każdym tym pytaniu musi paść odpowiedź! Ma to na celu dojście do prawdziwego sedna problemu. Przykład? Proszę: Niewiele zarabiam 🙁 – dlaczego niewiele zarabiam? – bo mam niewiele klientów – dlaczego mam niewiele klientów? – bo niewiele sprzedaję – dlaczego niewiele sprzedaję? – bo odbywam niewiele spotkań – dlaczego odbywam niewiele spotkań? – bo odczuwam lęk przy każdym spotkaniu – dlaczego odczuwam lęk? – bo brakuje mi pewności siebie! No i wyszło.. problemem nie są tak naprawdę niskie zarobki, ale brak pewności siebie. Likwidując przyczynę pozbędziemy się jej skutków. Jasne?

    3. Bierz pomysły od wszystkich – słuchaj otoczenia.. tak po prostu. Czasem zdarza nam się nie słuchać opinii innych na jakiś temat, bo myślimy „co on może o tym widzieć – ja jestem mądrzejszy”. Ale nawet jeśli pomysły innych mogą być czasami niedorzeczne, to może się zdarzyć, że ktoś powie coś, co zapali w Twojej głowie żarówkę. Wiesz, na zasadzie: „on: blablabla” – „ja: Jesteś genialny!!!” – „on: a co ja takiego powiedziałem?”.

    4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia – innymi słowy nie bujaj w obłokach. Szkoda czasu na idealne teorie, które nijak nie odnoszą się do naszej rzeczywistości. Jeśli Twój sąsiad lubi posłuchać głośno muzyki ok. 20-21, kiedy Ty akurat wtedy zazwyczaj potrzebujesz ciszy, by móc się skupić nad lekturą, to nie staraj się o prawne ustanowienie ciszy nocnej od 20, lecz po prostu idź pogadać z sąsiadem.

    5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy – pułapka rutyny. Czasem tak mocno przyzwyczajamy się do tego jak jest, iż nie dostrzegamy, że przecież może być znacznie lepiej. Wystarczy zatrzymać się na chwilę i spojrzeć na wszystko z pozytywnym niezadowoleniem. Powiesz mi pewnie teraz, że niezadowolenie nie może być pozytywne? Otóż może – jest to po prostu stan, w którym nie do końca jesteśmy zadowoleni z tego, co mamy. Jednak nie powoduje on frustracji, lecz popycha do zmian. Taka motywacja 🙂

    6. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić są zbędne – oj, wymówki – jak ja to dobrze znam. Najprostszy przykład i najbardziej popularny: Student na dzień przed egzaminem – „Tego materiału jest za dużo – i tak nie zdążę się tego nauczyć” lub „Nie potrafię się uczyć w bałaganie – to nie rozprasza, muszę najpierw posprzątać”. Znasz to?

    7. Wybieraj proste rozwiązania – nie czekając na te idealne – przekleństwo perfekcjonisty. Nie zaczniesz działać, dopóki wszystkiego dokładnie nie obmyślisz i przygotujesz? No i oczywiście musisz się zabezpieczyć wcześniej na wszystkie możliwe okoliczności? No to współczuję, bo chyba nigdy nie zaczniesz działać. Jestem zwolenniczką metody małych kroków, gdzie człowiek posuwając się powoli do przodu ciągle się uczy i rozwija dążąc do celu. Jeśli teraz siedzisz gromadząc wiedzę i zasoby, by potem przebyć jednym skokiem całą drogę – uważaj, nadganiając ciągłe zmiany, jakim poddawana jest nasza rzeczywistość, możesz nigdy nie ruszyć się z miejsca.

    8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy – w dzisiejszym świecie można prawie wszystko kupić. Ale po co? Czasem wystarczy trochę pokombinować, poświęcić odrobinę swojego czasu, by sporo zaoszczędzić. Przykład? Niektóre firmy wydają duże sumy na wielkie kampanie marketingowe w Internecie. A przecież znam takie firmy, gdzie korzystając głównie z marketingu bezpośredniego i wirusowego, uzyskują znacznie lepsze rezultaty, prawie wcale nie ponosząc kosztów.

    9. Pomyłki koryguj na bieżąco – dlaczego? Bo jak ich się dużo nazbiera to już nie będzie można mówić o pomyłkach, ale o dużym problemie. Chyba lepiej poświęcić chwilę, by coś naprostować, niż później nadwyrężać swoje zasoby na naprawianie błędów, które już poczyniły znaczne szkody.

    10. Ulepszanie nie ma końca – czyli co? – ciągłe doskonalenie!! :